No cenário acelerado do desenvolvimento de software, um backlog bem gerenciado é mais do que uma simples lista de tarefas. É uma ferramenta estratégica que pode conduzir seu projeto ao sucesso. Com as técnicas certas de priorização e estimativas, os times podem garantir a entrega de valor contínuo. Eles mantêm o foco nas metas. Além disso, adaptam-se rapidamente às mudanças de mercado. Neste guia, exploramos as abordagens mais eficazes para transformar seu backlog em uma poderosa bússola de gestão ágil.
Fundamentos para uma boa gestão de backlog
Um bom projeto começa com um bom backlog. Um bom backlog precisa seguir uma organização que começa no entendimento de conceitos básicos. Também é importante compreender alguns pilares essenciais e o papel de cada pessoa no time. Para não passar em branco vou frisar eles abaixo:
Pilares essenciais
- Visibilidade: Transparência total para toda a equipe.
- Priorização: Foco no que gera mais valor para o negócio.
- Estimativas: Previsibilidade e realismo nas entregas.
- Adaptabilidade: Flexibilidade para incorporar mudanças.
Papéis e Responsabilidades
Product Owner (PO)
- Funções: Define a visão do produto, prioriza o backlog e alinha com os stakeholders.
- Atividades: Refinamento do backlog, comunicação com stakeholders e validação de entregas.
Stakeholders
- Funções: Fornecem insights de mercado e validam prioridades estratégicas.
- Contribuições: Participação em revisões e feedback sobre entregas.
Time de desenvolvimento
- Funções: Avaliação técnica, estimativas realistas e implementação de soluções.
- Atividades: Desenvolvimento de features, code reviews e testes.
Scrum Master
- Funções: Facilitação de cerimônias, remoção de impedimentos e promoção de práticas ágeis.
- Atividades: Facilitação de daily meetings, suporte ao time e melhoria contínua.
Técnicas de priorização
Segundo ponto importante é ter um backlog muito bem priorizado. Isso significa um backlog que reproduza a realidade e necessidade do negócio. Isso é claro porque teremos momentos em que precisaremos saber o que fazer primeiro. Claro que temos que priorizar (falar) a mesma língua do negócio. Existem várias técnicas para usarmos em nosso dia a dia de gestão de projetos. Tenho certeza que alguma delas vai te ajudar neste processo.
1 . MosCow: Framework estratégico de priorização
A técnica MoSCoW foi desenvolvida por Dai Clegg na década de 1990. Ele a criou enquanto trabalhava na Oracle. É uma abordagem estruturada para priorização de requisitos em projetos de desenvolvimento de software. Seu nome é um acrônimo das categorias de priorização que utiliza: Must Have, Should Have, Could Have e Won’t Have. A técnica surgiu para ajudar as equipes de desenvolvimento a se concentrarem nas funcionalidades mais críticas e valiosas. Isso é especialmente importante em ambientes onde os recursos são limitados. O tempo é essencial nessas condições. Ao dividir os requisitos em categorias claras, o MoSCoW ajuda a negociar prioridades com stakeholders. A técnica garante que as entregas mais importantes sejam concluídas primeiro. Desde sua criação, a técnica tem sido amplamente adotada em metodologias ágeis. Ela continua a ser uma ferramenta valiosa para gerentes de produto e equipes de desenvolvimento em todo o mundo. Essa técnica ajuda a alinhar esforços com os objetivos estratégicos das empresas. O MoSCoW categoriza os itens do backlog em quatro grupos, oferecendo um método claro para decidir o que é essencial, importante, desejável ou dispensável
Categorias e critérios
Must Have (Obrigatório)
- Critérios: Funcionalidades críticas, requisitos regulatórios e segurança.
- Exemplo: Em um app bancário, a autenticação de dois fatores é um Must Have.
Should Have (Importante)
- Critérios: Funcionalidades que agregam valor significativo, mas não são críticas.
- Exemplo: Um dashboard personalizado em um sistema de gestão financeira.
Could Have (Desejável)
- Critérios: Melhorias que são boas, mas não essenciais.
- Exemplo: Temas personalizados em um aplicativo de redes sociais.
Won’t Have (Não Prioritário)
- Critérios: Funcionalidades identificadas para o futuro ou com baixo impacto atual.
- Exemplo: Integração com tecnologias emergentes ainda não maduras.
Implementação
- Quando usar: Durante o planejamento de releases e revisões de backlog.
- Ferramentas de suporte: Azure DevOps, Jira, Trello, Asana.
2 . Valor de Negócio Relativo (VNR)
O conceito de Valor de Negócio Relativo (VNR) surgiu para responder à crescente necessidade de maximizar o valor entregue por projetos de desenvolvimento de software. Isso ocorre em ambientes empresariais dinâmicos. O VNR não tem um único criador creditado. Ele se desenvolveu ao longo dos anos. Isso ocorreu como parte da evolução das práticas de gestão ágil e de produto. O VNR foi concebido para que as equipes avaliem e priorizem itens do backlog. Elas devem fazer isso com base em seu impacto potencial nos objetivos gerais do negócio. Fatores como custo, complexidade e urgência são considerados. O VNR atribui uma pontuação ponderada a cada item. Isso ajuda a garantir que os recursos sejam direcionados para as iniciativas que oferecem o maior retorno sobre o investimento. Essa técnica tem sido especialmente valiosa em setores onde a rápida adaptação às mudanças do mercado é crítica. Historicamente, o VNR foi adotado por empresas que queriam uma abordagem mais quantitativa. Essas empresas buscaram uma gestão de backlog mais disciplinada. Esse método alinha diretamente as decisões de desenvolvimento com a estratégia empresarial.
Matriz de avaliação
- Impacto no negócio: O quanto a funcionalidade contribui para os objetivos estratégicos.
- Urgência: Necessidade temporal de implementação.
- Complexidade: Grau de dificuldade técnica da implementação.
Exemplo
- Funcionalidade: Sistema de recomendação personalizada.
- Impacto: Aumenta as vendas significativamente.
- Urgência: Concorrentes já oferecem.
- Complexidade: Requer processamento de dados avançado.
Implementação
- Quando usar: Em workshops de planejamento estratégico.
- Ferramentas de suporte: Planilhas de cálculo e software de análise de dados.
3 . WSJF (Weighted Shortest Job First)
O WSJF, ou Weighted Shortest Job First, foi introduzido como parte do Scaled Agile Framework (SAFe). Rapidamente, tornou-se uma prática fundamental para priorização em ambientes ágeis. A WSJF foi criada por Dean Leffingwell e sua equipe. Ela surgiu da necessidade de uma abordagem sistemática para maximizar o valor econômico em um portfólio de desenvolvimento. Esta técnica se baseia na ideia de priorizar itens que oferecem o maior valor relativo. Isso é feito em relação ao tempo e esforço necessários para sua conclusão. A fórmula do WSJF calcula o valor de negócio. Isso inclui fatores de urgência e redução de risco. Em seguida, divide-se esse valor pelo tamanho do trabalho. Historicamente, o WSJF foi adotado por organizações que buscavam escalar práticas ágeis. Elas precisavam de um método para alocar recursos de forma eficiente entre diversas iniciativas. Seu propósito é garantir que as equipes foquem em tarefas que proporcionem o maior retorno sobre o investimento. O foco deve ser em um prazo mais curto. Isso alinha esforços às metas estratégicas da empresa. Desde sua introdução, o WSJF é amplamente usado por empresas ao redor do mundo. Isso ajuda a otimizar a entrega de valor em projetos complexos e grandes.
Fórmula
WSJF=(ValordeNegócio + Urgência + ReduçãodeRisco)/TamanhodoTrabalho
A técnica WSJF utiliza uma fórmula para ajudar as equipes a priorizar itens de backlog de forma eficiente. Para calcular o WSJF, é necessário atribuir valores a quatro componentes: Valor de Negócio, Urgência, Redução de Risco e Tamanho. Mas como determinar estes valores de uma maneira lógica e correta? Vamos ver…
Valor de Negócio
Avalia o impacto que a conclusão de uma tarefa ou funcionalidade terá no negócio. Podemos usar a escala de 1 a 10. O número 1 indica baixo impacto no negócio. Já o número 10 representa alto impacto, transformador para o negócio.
Urgência
Medida de quão rapidamente a tarefa precisa ser concluída para capturar valor ou evitar perdas. Podemos também usar uma escala de 1 a 10. Sendo que o número 1 indica pode ser adiada sem consequências significativas. Já o número 10 representa que precisa ser feita imediatamente para evitar grandes perdas.
Urgência
Medida de quão rapidamente a tarefa precisa ser concluída para capturar valor ou evitar perdas. Podemos também usar uma escala de 1 a 10. Sendo que o número 1 indica pode ser adiada sem consequências significativas. Já o número 10 representa que precisa ser feita imediatamente para evitar grandes perdas.
Redução de risco
Reflete o valor em termos de mitigação de riscos ou criação de novas oportunidades. Podemos também usar uma escala de 1 a 10. Sendo que o número 1 indica pouca ou nenhuma redução de risco. Já o número 10 reduz significativamente riscos ou abre novas oportunidades. Por exemplo, melhorias que aumentam a segurança de dados podem ter um valor alto de redução. A estabilidade do sistema também contribui para um valor alto de redução de risco.
Tamanho (ou esforço)
Estima o esforço necessário para completar a tarefa ou funcionalidade. Neste caso, podemos usar técnicas de estimativas como Story Points. Também podemos utilizar o T-Shirt Sizing. Ambas estão associadas a uma escala de 1 a 10. Sendo que o número 1 indica muito pequeno, requer pouco esforço. Já o número 10 muito grande, requer muito esforço. Por exemplo, Uma tarefa complexa que requer muita pesquisa e desenvolvimento pode ter uma pontuação alta.
Exemplo prático
- Valor de Negócio: 8
- Funcionalidade: “Checkout Express” em um site de e-commerce.
- Urgência: 7
- Redução de Risco: 5
- Tamanho: 3
- WSJF: 6.67
Algumas dicas de uso
- Workshops de priorização: Reúna o time de desenvolvimento, Product Owners e stakeholders para discutir e pontuar coletivamente cada item.
- Comparação relativa: Compare itens entre entre si para determinar suas pontuações relativas em cada categoria.
- Revisão contínua: Atualize as pontuações periodicamente, especialmente quando mudanças no mercado ou negócio ocorrem.
- Ferramentas de suporte: Ferramentas de backlog como Jira e Azure DevOps dão suporte a este tipo de técnica.
Estimativas Precisas: A chave para o planejamento realista
Em uma gestão de backlog, a visibilidade e a priorização eficaz são fundamentais. As estimativas precisas emergem como o terceiro pilar essencial para o sucesso do desenvolvimento ágil. Estimativas confiáveis fornecem a base para um planejamento realista. Elas permitem que as equipes de desenvolvimento alinhem expectativas com stakeholders. Além disso, ajudam a planejar sprints eficazes. Quando feitas corretamente, as estimativas ajudam a evitar surpresas e atrasos. Elas proporcionam uma melhor alocação de recursos e um fluxo de trabalho mais suave. Elas permitem que as equipes prevejam o tempo necessário para completar tarefas. Além disso, as equipes podem ajustar rapidamente seus planos em resposta a mudanças inevitáveis no escopo ou nas prioridades. Assim, a capacidade de estimar com precisão é essencial. Isso ajuda a manter um ritmo sustentável de desenvolvimento. Além disso, garante a entrega contínua de valor ao cliente. Vamos conferir algumas técnicas para completar nosso guia para uma boa gestão de backlog.
1 . Planning Poker
O Planning Poker foi criado por James Grenning em 2002. Ele foi popularizado por Mike Cohn em seu livro “Agile Estimating and Planning”. Trata-se de uma abordagem colaborativa para estimar o esforço ou a complexidade de tarefas no desenvolvimento ágil. Surgiu da necessidade de melhorar a precisão das estimativas e promover o consenso entre os membros da equipe de desenvolvimento. O Planning Poker não depende de um único especialista para fornecer estimativas. Ele envolve todos os membros da equipe. Isso incentiva a discussão e o compartilhamento de perspectivas. Cada participante utiliza cartas numeradas. Elas geralmente seguem a sequência de Fibonacci. Esse conjunto de cartas serve para propor uma estimativa. As divergências são discutidas até se chegar a um consenso. Essa técnica não só melhora a precisão das estimativas, mas também aumenta o engajamento da equipe. Além disso, ela reduz a incerteza. Isso permite uma melhor previsão do tempo e recursos necessários para completar as tarefas.
Processo de trabalho
O processo de estimativas usando Planning Poker é uma abordagem colaborativa. Ele busca alcançar consenso dentro da equipe sobre a complexidade das tarefas. Aqui está uma explicação mais detalhada de cada etapa:
- Apresentação da história: O Product Owner ou um membro da equipe apresenta a história ou tarefa a ser estimada. Nesta fase, é crucial que todos compreendam o objetivo, os requisitos e o valor do negócio associado à tarefa.
- Discussão técnica inicial: Após a apresentação, a equipe discute os aspectos técnicos e as possíveis abordagens para implementar a tarefa. Esta discussão ajuda a esclarecer dúvidas e a identificar desafios ou dependências que possam impactar a complexidade.
- Estimativa individual: Cada membro da equipe seleciona uma carta de forma independente. Eles fazem isso de maneira privada. A carta representa sua estimativa de complexidade ou esforço necessário para completar a tarefa. As cartas geralmente seguem a sequência de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21). Essa sequência ajuda a capturar incertezas crescentes em tarefas mais complexas.
- Discussão de divergências: Após revelar as cartas escolhidas, a equipe discute as diferenças significativas nas estimativas. Os membros que escolheram os valores mais altos explicam seu raciocínio. Os que escolheram os valores mais baixos também compartilham seu pensamento. Isso permite que o time considere diferentes perspectivas sobre a tarefa.
- Consenso final: Com base na discussão, a equipe busca um consenso sobre a estimativa final. Se necessário, a estimativa é ajustada e todos os membros devem concordar com o valor escolhido. Este processo assegura que todos estejam alinhados e que a estimativa reflita um entendimento compartilhado da complexidade da tarefa..
Exemplo prático
- História: “Implementar autenticação OAuth”.
- Estimativa: Desenvolvedor A sugere 8 pontos, desenvolvedor B sugere 5.
- Consenso: Após discussão, a equipe concorda em 5 pontos.
Quero converter minha pontuação em horas
Converter a pontuação de Planning Poker em horas pode ser um desafio. Essa técnica foi criada para estimar a complexidade relativa das tarefas. Ela não fornece estimativas de tempo precisas. No entanto, se o seu time deseja fazer essa conversão, podemos fazer, mas seguindo algumas recomendações:
- Estabelaça um padrão comum: Antes de começar, o time deve concordar. Eles devem decidir sobre o que cada ponto representa em termos de horas. Por exemplo, um ponto pode representar um dia de trabalho para um desenvolvedor.
- Use referências históricas: Examine tarefas concluídas anteriormente para ver quanto tempo levou para completar tarefas com diferentes pontuações. Isso ajudará a estabelecer uma média de horas por ponto.
- Considere a complexidade e o risco: Lembre-se de que as pontuações não refletem apenas o tempo. Elas também refletem a complexidade e o risco. Tarefas com alta complexidade podem levar mais tempo do que a média sugeriria.
- Reavalie regularmente: Ajuste as conversões de pontos para horas. Faça isso à medida que o time ganha mais experiência com a técnica. A precisão deve melhorar com o tempo.
- Use tamanhos de amostras: Comece com um pequeno conjunto de tarefas para testar suas conversões e ajuste conforme necessário. Isso minimizará o impacto de qualquer erro de cálculo inicial.
- Flexibilidade: Mantenha uma abordagem flexível. Estimativas são previsões, não garantias. Permita ajustes conforme surgem novas informações durante o desenvolvimento.
Exemplo de conversão
- 1 ponto = 1-2 horas
- 2 pontos = 2-4 horas
- 3 pontos = 4-8 horas
- 5 pontos = 8-16 horas
- 8 pontos = 16-24 horas
- 13 pontos = 24-40 horas
Implementação
- Quando Usar: Durante as sessões de planning de sprint.
- Ferramentas de suporte: Ferramentas de gestão de projetos que suportam Planning Poker com Azure DevOps e Jira.
2 . T-Shirt Sizing
A técnica T-Shirt Sizing é uma abordagem de estimativa ágil. Ela categoriza o esforço necessário para completar tarefas ou histórias de usuário. Os tamanhos usados são de camisetas, como P (Pequeno), M (Médio), G (Grande) e GG (Extra Grande). Esta técnica surgiu de forma simplificada e intuitiva para avaliar a complexidade relativa das tarefas. É especialmente útil em situações onde uma precisão extrema não é necessária. O propósito do T-Shirt Sizing é facilitar discussões rápidas e consensuais sobre o tamanho relativo das tarefas. Isso permite que equipes ajam de forma mais ágil e flexível. Ao eliminar a necessidade de números exatos, essa técnica ajuda a focar nas diferenças de complexidade. Ela também ajuda a notar o tempo entre as tarefas. Isso promove uma melhor compreensão do backlog. Também facilita a priorização e o planejamento de sprints.
Matriz de conversão
- PP: 1-4 horas
- P: 4-8 horas
- M: 8-16 horas
- G: 16-32 horas
- GG: 32+ horas
Exemplo prático
- Tarefa: “Implementar relatório gerencial”.
- Frontend: M (12 horas)
- Backend: P (6 horas)
- Testes: P (4 horas)
- Total: 22 horas
Implementação
- Quando usar: Em sessões de refinamento de backlog.
- Ferramentas de suporte: Quadro branco ou ferramentas digitais de mapeamento.
3 . Story Points
A técnica de Story Points é uma abordagem de estimativa ágil que quantifica a complexidade relativa de tarefas ou histórias de usuário por meio de uma escala numérica, geralmente baseada na sequência de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, etc.). Surgiu no início dos anos 2000 como parte do movimento ágil. Foi inspirada por práticas de métodos ágeis como Scrum e Extreme Programming (XP). Esses métodos buscavam maneiras mais flexíveis e adaptativas de planejamento em comparação às estimativas tradicionais baseadas em horas. O propósito dos Story Points é ajudar as equipes a avaliar a dificuldade de uma tarefa. Eles consideram não só o tempo, mas também fatores como incerteza, risco e esforço necessário. Historicamente, essa técnica tem sido adotada por organizações ágeis ao redor do mundo. Ela facilita o planejamento de sprints e melhora a previsibilidade de entregas. Além disso, fomenta uma cultura de melhoria contínua na gestão de projetos.
Convertendo Story Points em horas
Para isso podemos considerar examente o mesmo conceito citado no Planning Poker.
Importante
É essencial que o time entenda um ponto importante. A conversão de Story Points para horas deve ser usada como uma ferramenta para planejamento. Ela não deve ser vista como uma métrica rígida de desempenho. A colaboração contínua é essencial. A comunicação aberta ajuda a ajustar essas estimativas. Assim, garantimos que elas permaneçam úteis e relevantes.
Escala Fibonacci adaptada
- 1: Muito fácil
- 2: Fácil
- 3: Moderado
- 5: Complexo
- 8+: Muito complexo
Exemplo prático
- Tarefa: “Criar sistema de notificações”.
- Estimativa: Equivalente a 5 pontos, similar a tarefas passadas.
Implementação
- Quando usar: Durante o planning de sprint.
- Ferramentas de suporte: Ferramentas de gestão ágil com suporte a story points.
Estratégias de implementação e adaptação
Compreender técnicas ágeis pode transformar a maneira como as equipes de desenvolvimento gerenciam seus projetos. Implementar priorização e estimativas de backlog contribui para essa transformação. Contudo, a eficácia dessas práticas depende da capacidade do time de adaptá-las ao seu contexto único e dinâmico. Para finalizar, gostaria de deixar algumas dicas e estratégias gerais. Elas são baseadas na minha experiência implementando tais técnicas. Isso garantirá que elas atendam às necessidades específicas de sua equipe e organização. Envolver os membros da equipe é essencial. A adaptação contínua com base em feedback e resultados também é importante. Essas orientações ajudarão a maximizar os benefícios das estimativas ágeis. Elas promoverão um ambiente de trabalho mais colaborativo, eficiente e focado em resultados.
Melhores práticas de implementação
- Comece pequeno: Inicie com histórias menores para ajustar a técnica.
- Mantenha registros: Documente estimativas vs. realidade para ajustes futuros.
- Promova participação: Incentive a colaboração e discussões abertas.
Estratégias de adoção gradual
- Piloto inicial: Comece com um projeto piloto para testar as técnicas.
- Feedback contínuo: Colete feedback das equipes para ajustes.
- Iteração e Aprendizado: Adapte as técnicas com base nos resultados obtidos.
Gestão de mudança organizacional
- Comunicação clara: Explique os benefícios e o valor das mudanças.
- Envolvimento da liderança: Assegure o apoio dos líderes organizacionais.
- Treinamento e Capacitação: Forneça treinamento adequado para a equipe.
Monitoramento e Ajustes
- KPIs para acompanhamento: Defina indicadores de sucesso claros.
- Reuniões de retrospectiva: Para avaliar o processo e identificar melhorias.
- Ajustes contínuos: Baseados em feedbacks e métricas de desempenho.
Escalabilidade das práticas
- Adaptação para times grandes: Divida em subequipes para manter a eficiência.
- Automação: Use ferramentas para automatizar tarefas repetitivas.
- Integração contínua: Assegure que práticas ágeis sejam integradas ao dia a dia da equipe.
Conclusão
Com as técnicas certas de priorização e estimativas, seu backlog pode se transformar. Ele se torna uma ferramenta poderosa que guia seu time para o sucesso. Implementar essas práticas com estratégia e adaptabilidade permitirá que sua equipe maximize o valor entregue. Sua equipe se manterá alinhada aos objetivos do negócio. Ela responderá rapidamente às mudanças do mercado. Experimente essas técnicas e veja como sua eficiência e produtividade podem decolar!
Por favor, compartilhe suas experiências e insights nos comentários abaixo. Sua contribuição pode enriquecer ainda mais a discussão. Se você achou este conteúdo útil, não hesite em compartilhar com seus amigos e colegas. Curta, compartilhe e continue a explorar o mundo das práticas ágeis para transformar seus projetos e alcançar novos patamares.